Agora

Monta tarvetta,
yksi ratkaisu!

Agora -toiminnanohjausjärjestelmä on suunniteltu lisäämään organisaationne tehokkuutta, mutta vähentämällä kuluja, koska järjestelmä ei ole sidottu yhteen käyttöjärjestelmään tai tiettyyn tietokoneeseen. Voit siis käyttää Agoraa työpaikalla ja jatkaa sitä kotona tai matkalla.

Olipa organisaatiosi sitten iso valtakunnallinen erilaisia paikallisosastoja käsittävä tai pienempi tavallinen paikallisyhdistys, niin Agora tarjoaa parhaat välineet sekä jäsenkortiston hoitoon kuin laajempaan laskutuksen, palkanlaskennan tai suurtapahtumien hallintaan tarvittavat työvälineet. Vieläpä niin, että eri sovellukset hyödyntävät perustietokantaa keskitetysti ilman, että muuttunutta yhteystietoa ei tarvitse päivittää moneen paikkaan.

Agoran käyttäjähallinta sallii erilaiset käyttöoikeudet eri työtehtävien hoitajille ja myös käyttäjäkohtaiseksi kieleksi voidaan valita suomi, ruotsi tai englanti.

Katso Agoran runsaita ominaisuuksia valitsemalla jokin sovellus

Ilmoitukset järjestykseen.

Koska ohjelman oletuksena ensimmäisenä avautuu ilmoitustaulu, tarjoaa se organisaatiolle tiedottaa asioista nopeasti ja tehokkaasti kaikille Agoran käyttäjilleen.

Voit määritellä lukijaryhmän tarkasti käsittämään vain oman organisaatiosi, oman maakuntasi/muun alueen tai koko organisaatiotasi maalaajuisesti käyttäjät.

Agoran jäsenkortisto on suunniteltu niin, että se sopii niin pienille kuin suurillekin organisaatioille ja järjestöille, jopa niin, että tietokannan rakenteessa on huomioitu myös valtakunnallisesti toimivat organisaatiot, jolla voi olla alueellisesti paikallisyhdistyksiä eri puolilla maata.

Jäsentiedot voivat olla hallittavissa paikallisesti tai keskitetysti keskustoimistolla, jolloin myös keskustoimisto voi hyödyntää paikallisia ryhmien ja tehtävänhoitajien tietoja sekä yhteydenpidossa, tiedotuksessa ja laskutuksessa.

Jäsenkortisto on ohjelman sydän niin, että esimerkiksi yhteystietoja ei tarvitse ylläpitää jäsenlaskutuksessa, kalenterissa, palkanlaskennassa ym. erikseen, vaan linkityksen avulla tieto tarvitsee olla vain yhdessä paikassa, ja se päivittyy automaattisesti ohjelman eri sovelluksiin.

Valmiiden kieli-, sukupuoli-, ikä- yms. ryhmien lisäksi ryhmiä voi luoda jäsenkortistoon vapaasti. Paikallisorganisaatiolla voi olla omia jäsenryhmiä ja keskusorganisaatiolla omia ryhmiä koko jäsenkunnasta.

Runsaat hakuehdot mahdollistavat erittäin monipuoliset raportointi- ja tulostusvaihtoehdot. Ohjelma myös muistuttaa lähestyvistä syntymäpäivistä aina ohjelmaa avattaessa.

Voit tulostaa näytön, paperiarkin ja tarrojen lisäksi myös suoraan sähköpostiin ja jäsenrekisteriä voi myös hyödyntää ryhmäsähköpostien ja tekstiviestien lähettämisessä. Raportit voidaan tallentaa Pdf-, Excel-, teksti- yms. muodossa.

Agoran varauskalenterilla ylläpidät henkilö-, tila- ja varusteresurssien aikataulut järjestyksessä.

Varauskalenterin avulla kaikilla on reaaliaikainen tieto

  • työntekijöiden vapaapäivistä, matkoista ja lomista,
  • eri kokoushuoneiden, toimitilojen, leirikeskuksen yms. varaustilanteista,
  • dataprojektoreiden, äänentoistolaitteiden, peräkärryjen yms. varusteiden säilytyspaikoista.

Kaikki oleelliset kalenterit on samassa käyttöliittymässä. Pysyt ajan tasalla varauksista työskentelypaikasta riippumatta. Myös ryhmävaraukset onnistuu helposti.

Agoran varauskalenteri mahdollistaa myös toisen organisaation kanssa yhteisen leirikeskuksen tms. tilan varausten hoidon niin, että molemmilla on reaaliaikainen tieto varauksista.

Voit lähettää tehdystä varauksesta tiedon sähköpostilla ja tekstiviestillä, jolloin esimerkiksi kaikki palaveriin kutsuttavat saavat siitä tiedon samalla kun varaus on tehty. Kaikki tiedot näkyy reaaliajassa, joten varauskalenterilla vältyt kätevästi kaksoisvarauksilta.

Agoran tapahtumienhallinnalla voit hallinnoida niin isoja kuin pieniäkin tapahtumia. Tapahtumienhallinnalla hoidat erilaisten tapahtumien ilmoittautumiset, majoituksen ja talkootyön hallinnoinnin.

Agora tekee resurssien luomisen jälkeen automaattisesti tapahtuman ilmoittautumissivun, jossa ilmoittautuja näkee tapahtumaan liittyvät majoituskohteet, seminaarit/kanavat, ruokailu- ym. tarjoilut hintoineen ja myös talkootoiminnan tarpeet. Sivulta ilmoittautujan on helppo valita osallistumisensa eri kohteisiin, sillä ohjelma näyttää ilmoittautujalle reaaliajassa eri majoitus-, talkoopaikkojen, kanavien ja tarjoilupisteiden maksut ja varaustilanteen.

Samoin myös talkootyöhön ilmoittautuva näkee eri työpisteiden työvoimatarpeen ja voi ilmoittautua niihin. Ilmoittautuja saa palautuksena kuittauksen ilmoittautumisestaan.

Talkootoiminnasta voit laatia eri työpisteiden päiväkohtaiset työvuorot ja ohjelman avulla näet reaaliajassa työpiste- ja työvuorokohtaisesti työvoimatarpeen ja vapaat työpaikat ja voit lähettää infoa vajaista miehityksistä työpaikoissa.

Myös yhteydenpito ilmoittautuneiden eri ryhmien kesken on tehty helpoksi ja se onnistuu perinteisen postituksen lisäksi sähköpostilla ja tekstiviestillä.

Agoran laskutuksella tapahtumaan liittyvä laskutus hoituu kätevästi, sillä kaikki osallistujan tiedot on jo hoidettu tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä.

Agoran arkistoon voit tallentaa erilaisia organisaation pöytäkirjoja, kuvia, suunnitelmia yms. dokumentteja.

Organisaation eri jäsen- ja työryhmät voivat hyödyntää arkistoa monipuolisesti, sillä dokumentit voidaan tallentaa ja jakaa myös ryhmäkohtaisesti, jolloin eri ryhmien kansioihin ja sen sisältämiin dokumentteihin pääsee käsiksi vain kuulumalla kyseiseen ryhmään. Näin esimerkiksi työryhmien kaikki jäsenet voivat osallistua suunnitteluun täydentämällä reaaliajassa taulukoita ja työsuunnitelmia.

Arkiston avulla dokumentteja (esimerkiksi työryhmän jäsenten yhteisiä suunnitelmia) voidaan jakaa kätevästi myös vaikka jäsenet asuisivat eri puolilla maata. Tämä helpottaa merkittävästi dokumenttien jakamista organisaation työntekijöille ja vastuuhenkilöille.

Arkisto mahdollistaa myös sen, että eri ryhmien uusi jäsen voi saada tutkittavakseen kerralla kaikki ryhmän toimintaan liittyvät dokumentit (pöytäkirjat, suunnitelmat yms.) ilman työlästä dokumenttien kopiointia paperille ja niiden postittamista.

Laskutus

Agoran laskutuksella voit tehdä sekä yksittäisiä laskuja että ryhmälaskuja. Laskutuksessa (myös ryhmälaskutuksessa) ohjelma lisää lasku- ja viitenumerot automaattisesti.

Voit laskuttaa myös merkitsemällä kustannuspaikan näkyviin laskunumerossa.

Myös hyvitys- kuin huomautuslaskut ovat valikoimassa mukana.

Laskut voi tulostaa paperille tai lähettää suoraan sähköpostin liitteenä.

Jos asiakkaana on paikallis- tai keskusorganisaation jäsen, päivittyy hänen jäsentietonsa muuttuessa automaattisesti myös laskutuksen asiakasrekisterissä. Näin laskut löytävät oikeaan osoitteeseen myös muutostilanteissa.

Tapahtumaan osallistuvien laskutus on huomioitu omana toimintona.

Reskontra

Reskontra lukee pankin viitesiirtoluetteloa ja kirjaa saadut suoritukset automaattisesti.

Tulosteina voit valita myös kirjanpidon tarvitsemat suorituspäiväkirjan, laskupäiväkirjan ja avoimien laskujen luettelon.

Agoran palkanlaskennalla työntekijöiden palkkojen laskeminen hoituu kätevästi, sillä ohjelma huomioi palkanmaksussa esitäytetyt kuukausipalkkasummat, joka nopeuttaa tietojen kirjaamista, vaikka palkka maksettaisiin useammassa erässä.

Ohjelma vähentää bruttosummasta automaattisesti verot yms. vähennettävät erät.

Tulosteina kaikki kirjanpidon kannalta tarvittavat dokumentit: palkkayhteenvedot, palkkaerittelyt, palkkatodistukset ja työntekijälistat.

Agoran projektinhallinnalla voit hallita projekteja ja niiden aliprojekteja.

Jokaiselle projektille voit lisätä aliprojekteja ja budjetoida niille omat työtunnit ja kulumaksut. Ohjelmalla voi seurata helposti budjettien pitävyyttä.

Projektiin tai aliprojektiin osallistuva voi tarvittaessa itse täyttää omaan osuuteensa liittyvät työtunnit ja kustannukset, pääsemättä muihin tietoihin tai muiden osuuksiin.

Projektin johto voi helposti seurata budjettien toteutumista ja valmistumisasteita reaaliajassa myös grafiikkana väripalkkien avulla.

Agora tarjoaa runsaasti hyötyä olitpa sitten ison tai pienen organisaation työssä mukana.

Agora vapauttaa resursseja tuottavampaan työhön, kun ei enää esimerkiksi päivittää jäsentietoja keskitetysti puhelimelle tai postilla.

Agora vapauttaa myös työskentelypaikasta, koska ohjelma toimii selaimella, työskentelypaikka ei enää rajoita ohjelman käyttöä. Voit päivittää ja hallita tietoja toimiston lisäksi yhtä hyvin vaikkapa kotona, mökillä tai matkoilla.

Agora on turvallinen ja toimii kaikilla käyttöjärjestelmillä.

Agora ottaa tiedoista automaattisesti varmuuskopion päivittäin.

Jokaisen käyttäjän käyttöoikeudet voidaan määritellä tarkasti ja yksilöllisesti työtehtävän ja tarpeen mukaan.